Tietosuojaseloste
Päivitetty 13.8.2026
Tämä on Linnanmaan apteekin THL:n määräyksen 3/2024, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR)
ja henkilötietolain mukainen tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä.
1 REKISTERINPITÄJÄ
Linnanmaan apteekki
Y-tunnus 2902406-5
Vitakaarto Oy
Y-tunnus 3631885-4
Kauppalinnankuja 1-3, 90570 Oulu
puh. 08 5561 591
linnanmaan.apteekki@apteekit.net
2 REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ
Eerik Hentilä
Linnanmaan apteekki
puh. 08 5561 591
eerik.hentila@apteekit.net
3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin palvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.
Lisäksi apteekki tuottaa sopimukseen tai asiakkaan suostumukseen perustuen asiakkaille erilaisia lääkehoitoon liittyviä palveluita. Kanta-asiakkaista keräämme kanta-asiakassopimuksen tai kanta-asiakkaan kulloinkin antaman suostumuksen rajoissa henkilötietoja, joita käytämme asiakaskokemuksen tai palvelumme parantamiseen.
Tärkeään yleiseen etuun perustuen hoidamme muiden apteekkien kanssa lääkealan valvontaviranomaisten sekä päihdelääkärien kanssa yhdessä suunniteltua apteekkisopimusmenettelyä.
Henkilötietojen käsittely apteekissamme on ehdottoman luottamuksellista. Henkilöstöllä on normaalin salassapitovelvollisuuden lisäksi terveydenhuollon lainsäädäntöön perustuva elinikäinen salassapitovelvollisuus henkilön lääkkeitä ja terveydentilaa koskevien tietojen osalta.
Kameravalvontarekisteriä pidetään apteekin omaisuuden suojaksi sekä rikosten paljastamiseksi.
REKISTERIEN NIMET
-Lääkemääräysrekisteri
-Asiakkuudenhallinta ja kanta-asiakkaat
-Kelan suorakorvaus ja toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöt
-Annosjakelu
-Apteekkisopimusrekisteri
-Laskutuspalvelut
-Apteekkipuhelu ja verkkosivut
-Kameravalvonta
-Rokotus- ja ajanvarausjärjestelmä (Ajas)
4 REKISTERIEN TIETOSISÄLTÖ
Tiedot voivat olla sekä sähköisiä että manuaalisia tallenteita. Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen rekisterien ja käyttötarkoitusten mukaisesti.
4.1 Lääkemääräysrekisteri
Rekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä tai muista reseptillä määrättävistä valmisteista.
Lääkemääräysrekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, nimi, sairausnumerot, lääkemääräystiedot, osto- ja maksutiedot (maksusitoumukset, laskutusasiakkaat, runkosopimukset), korvaustiedot, suostumukset, mahdolliset apteekkisopimustiedot, ammattioikeutta koskevat tiedot lääkemääräyksen tekijästä, käsittelijätiedot, eläinlääkeresepteissä omistajan osoite.
Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen Kantapalveluun.
4.2 Asiakkuudenhallinta ja kanta-asiakkaat
Asiakaspalvelun tukena käytetään farmaseuttisen neuvonnan ja lääketoimitusten tiedonhallinnan työkalua (Procuro), jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset farmaseuttisessa työssä tarvittavat tietokannat. Asiakkuudenhallinta käyttää hyväkseen lääkemääräysrekisterin tietokantaa ja auttaa farmaseuttia hallitsemaan muun muassa lääkeaineiden yhteisvaikutuksia. Tähän voidaan myös kirjata asiakkaalta saatuja muita tietoja, kuten asiakkaan toiveita, allergiatietoja, muistutuslappuja (esim. kela-kortti unohtunut apteekkiin), puhelinnumeroita ym. Apteekin käytössä on myös omaan sisäiseen tiedotukseen käytetty järjestelmä (Presto), johon joskus on tarpeellista lisätä henkilötietoja. Toimituspoikkeamien kohdalla raportoimme poikkeaman Haiproon, jossa tunnistetietona toimii ostokerran numero, jolla se on jäljitettävissä ostokertaan ja siten asiakkaan tietoihin. Tämä jäljitys kuitenkin onnistuu vain apteekin järjestelmässä.
Lääkemääräysrekisterin sisältämien tietojen lisäksi keräämme Kanta-asiakas -palveluita varten asiakkaan yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), yhteisötiedon (linkitys perheenjäsenten välillä), asiakkaan alennusetu ja asiakasryhmät, sekä mahdollisia muita asiakkaan antamia tietoja, kuten markkinointilupa. Kanta-asiakkaaksi liittyminen vaatii sopimuksen asiakkaan ja apteekin välillä. Asiakastiedot, jotka ovat sidottu kanta-asiakkuuteen säilytetään asiakassuhteen päättymiseen saakka, ellei asiakas ole pyytänyt toisin. Kanta-asiakkuuteen liittyvät tiedot säilytetään jäljempänä mainitun kohdan (7.1) mukaisesti.
4.3 Erityismääräykset
Apteekilla on myös muita lakiin perustuvia tehtäviä, kuten Schengen-todistusten myöntäminen ja myrkyllisten kemikaalien luovuttaminen, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Schengen-sopimuksessa säädetään todistuksesta, jolla yksityishenkilön tulee osoittaa mukanaan kuljettamiensa huumaavien tai psykotrooppista ainetta sisältävien lääkkeiden tarpeellisuus matkustaessaan Schengen-alueella. Apteekki voi antaa todistuksen Suomessa vakituisesti asuvalle henkilölle.
Tässä yhteydessä apteekki käsittelee seuraavia henkilötietoja: lääkepakkaus, lääkemääräys, matkustusasiakirja, passi tai henkilökortin tiedot, asiakkaan osoite, matkan kesto. Apteekki ei tallenna tässä yhteydessä tietoja apteekin rekistereihin.
Myrkyllisten ja erittäin myrkyllisten kemikaalien käsittelystä apteekki säilyttää seuraavat tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kemikaalin nimi ja määrä sekä käyttötarkoitustiedot.
4.4 Apteekkipuhelu, verkkosivut, Instagram ja Facebook
Apteekkipuhelussa tallentuvat asiakkaan nimi, henkilötunnus sekä puhelinnumero. Kotiinkuljetuksissa myös osoitetieto tallennetaan. Instagram, Facebook ja verkkosivu keräävät ne evästetiedot mitä sivuston käyttäjä suostuu luovuttamaan.
4.5 Kameravalvonta
Suoritamme tiloissamme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi kameravalvontaa. Kameravalvontatiedot sisältävät tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Videokuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika. Henkilöiden puhetta emme kameravalvonnan yhteydessä tallenna. Kameravalvonnan tallenteista syntyvän rekisterin tietosisältö on asianmukaisesti suojattu ja pääsy tallenteisiin on vain sellaisilla apteekin tai palveluntarjoajan henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä. Kameravalvontatallenteet voidaan luovuttaa viranomaisille rikosepäilyn seurauksena sovellettavaa lainsäädäntöä noudattaen.
4.6 Kassa-asiakkaat
Korttimaksutiedot: Bambora Oy:lle (Worldline)
4.7 Tiliasiakkaat
Rekisterissä voidaan käsitellä laskutussopimuksen solmineista asiakkaista kohdassa 4.1. (Lääkemääräysrekisteri) lueteltujen lisäksi: suoramaksu/e-lasku-tiedot (mm. IBAN-tilinumero), edunvalvojan tiedot, laskutusosoite, laskun viitteet ja laskutukseen liittyvät lisätiedot, mahdollinen hoitokoti/kotihoito -tieto. Lisäksi ennen tiliasiakkuutta tarkastamme luottotiedot.
4.8 Rokotus- ja ajanvarausjärjestelmä (Ajas)
Apteekin rokotuspalvelun ajanvaraus ja asiakastietojen käsittely tapahtuu Ajas-ajanvarausjärjestelmässä.
Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
– nimi
– henkilötunnus tai syntymäaika
– yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
– ajanvaraustiedot
– rokotukseen liittyvät tarpeelliset terveystiedot
Tietoja käytetään ajanvarausten hallintaan, rokotuspalvelun toteuttamiseen sekä asiakaspalveluun.
Rokotepisteen sivuilla on tarkempi tietosuojaseloste: Tietosuojaseloste – Rokotepiste.
5 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
-Kansaneläkelaitoksen Kanta-palvelun tiedot
-Kansaneläkelaitoksen suorakorvaustiedot
-Asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan antamat tarpeelliset terveystiedot
-Työntekijän havaintoihin liittyvät asiakkaan hoitamiseen liittyvät tiedot
-Asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen saadut tiedot
-Kameran videokuva
6 TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO
6.1 Kela ja muut viranomaiset
Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnallisiin palveluihin. Näitä palveluita ja niiden tarjoajia ovat reseptikeskus, sairasvakuutuskorvaus ja toimeentulolaskutus sekä vakuutusyhtiöt. Järjestelmä tarkistaa Valviran ylläpitämästä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilörekisteristä ammattioikeutta koskevia tietoja.
6.2 Annosjakelu
Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti pakattuna kerta-annospusseihin yleensä kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu asiakkaan ja apteekin väliseen sopimukseen. Apteekki siirtää annosjakeluasiakkaistaan seuraavia tietoja annosjakelutoimittajalleen Pharmaservice Oy:lle (Anja-annosjakelu); nimi, henkilötunnus ja lääkitystiedot, mahdollinen hoitoyksikkö.
6.3 Apteekkisopimusrekisteri
Reseptinkäsittelyn yhteydessä käsittelemme henkilötietoja myös ns. apteekkisopimusmenettelyssä. Potilaan allekirjoittaman apteekkisopimuksen perusteella sopimukseen kirjattu apteekki voi
•tallentaa tiedot hänen apteekkisopimuksestaan asiakasrekisteriinsä,
•välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle lääkärille sekä
•tiedottaa hoitosopimuksenolemassaolosta muita apteekkeja tietoturvallisella tavalla.
Apteekkien välisessä tiedonvälityksessä apteekkien välillä käytetään ns. Apteekkisopimusjärjestelmää, jossa kukin järjestelmään liittynyt apteekki toimii rekisterinpitäjänä omien apteekkisopimusasiakkaiden henkilötietojen osalta. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta huolehtii apteekin toimeksiannosta Suomen Apteekkariliitto. Järjestelmään kirjataan sopimuspotilaan henkilötunnus, sopimuksessa mainitut lääkkeet, sopimuksessa mainittu lääkäri/hoitoyksikkö sekä sopimuksen alkamis- ja päättymistiedot. Apteekkisopimuksen päätyttyä kaikki sopimukseen liittyvät tiedot poistetaan. Menettelyssä on välttämätöntä käsitellä myös muiden kuin Apteekkisopimusasiakkaiden tietoja. Menettelyyn on saatu lainsäädäntöön perustuva tuki myös terveydenhuollon poliittisesta ohjauksesta ja toimeenpanosta vastaavalta Sosiaali- ja terveysministeriöltä.
6.4 Easymedi tilausliittymä
Tilausliittymä on tarkoitettu hoitoyksikön ja apteekin väliseksi tilauskanavaksi. Tilausliittymän kautta hoitoyksikkö tilaa asiakkaansa lääkkeet ja muut apteekkitarvikkeet. Tilaussopimus perustuu terveydenhuollon asiakkaan apteekille antamaan suostumukseen tai terveydenhuollon asiakkaan ja hoitoyksikön väliseen sopimukseen. Tilausliittymän kautta siirtyy apteekille seuraavat tiedot: nimi, henkilötunnus, lääkitystiedot, hoitoyksikkö, muut asiakkaan antamat lisätiedot, tilaajan nimi.
6.5 Laskutuspalvelut Ropo Capital Oy
Apteekki voi tarjota asiakkailleen laskutuspalvelua. Laskutuspalvelun tarjoaja on Ropo Capital Oy. Palvelu perustuu sopimukseen asiakkaan kanssa. Reskontrajärjestelmiin tallennamme tiedot laskutus-, maksu- ja perintätapahtumista. Laskutuspalveluasiakkaantiedoista siirretään laskutuskumppanille seuraavat tiedot: nimi, laskutusosoite, ostettujen tuotteiden tiedot.
6.6 Kanta-asiakas markkinointi
Avainasiakkaiksi rekisteröityneiden ja erillisen markkinointiluvan antaneiden asiakkaiden sähköpostiosoitteet luovutetaan Avainapteekki-ketjulle.
6.7 Ajanvarausjärjestelmä (Ajas)
Apteekki käyttää Ajas Oy:n toimittamaa ajanvarausjärjestelmää rokotuspalveluiden toteuttamiseen. Ajas Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä apteekin lukuun. Ajas Oy:llä on rajattu pääsy henkilötietoihin vain silloin, kun se on tarpeen palvelun teknisen toteuttamisen, ylläpidon tai tukipalveluiden tuottamisen yhteydessä.
7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Reseptitiedot ovat järjestelmässä käytettävissä 13 kuukautta. Apteekilla on lakisääteinen velvoite säilyttää Reseptipäiväkirja (Fimean määräys 2/2016: Lääkkeiden toimittaminen, säilytysaika 5 vuotta, huumausainekirjanpitoa sekä säilytettäväksi määrättyjä pkv- ja huumausainereseptejä säilytetään lain vaatimat 6 vuotta toimitusvuoden päättymisestä.).
Kanta-asiakastiedot säilytetään sopimuksen voimassaoloajan mukaisesti.
Asiakkuudenhallinnan tiedot (asiakkaan ”kortti”) poistetaan aktiivirekisteristä 2 vuoden inaktiivisuuden jälkeen.
Asiakkaan tiliasiakkuuteen liittyviä henkilötietoja säilytetään apteekin asiakasrekisterissä sopimuksen voimassaoloajan. Tilimyynnin laskutustietoja säilytetään lain vaatiman ajan.
Apteekilla on lakiin perustuva säilytysvelvollisuus apteekista toimitetuista kemikaalien vähittäismyynnistä. Apteekki säilyttää tiedot viisi vuotta.
Apteekkisopimustietoja säilytetään sopimuksen voimassaoloajan.
Schengen-todistuskopiota säilytetään Fimean ohjeen mukaisesti 1 vuoden ajan todistuksen laatimisvuoden päättymisestä.
Tuotevirhe-epäilyt (sekä itsehoito että reseptituotteista)
HaiPro:ssa tiedot säilyvät 5 vuotta.
Kameravalvonnan tallenteita säilytetään 3 viikkoa, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.
8 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Kaikkia rekisterissä olevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
8.1 Rekisterin suojaus
Apteekissa on käytössä Pharmadata Oy:n toimittama PD3-apteekkijärjestelmä. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmät jaotellaan käyttötarkoitustensa ja ominaisuuksiensa perusteella luokkiin A ja B. PD3 on A-luokan järjestelmä (=Kanta-palveluihin liittyvät järjestelmät), joka on Kelan yhteistestauksessa sekä tietoturva-auditoinnissa virallisesti hyväksytty apteekkijärjestelmä. Apteekki toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen käsittelytoimintojen yhteydessä erityisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta suojautumiseksi. Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja apteekin valitsemalla tietojärjestelmätoimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään. Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa.
Rokotuspalvelun ajanvarausjärjestelmänä käytetään Ajas Oy:n toimittamaa järjestelmää, joka täyttää terveydenhuollon tietojärjestelmille asetetut tietoturvavaatimukset. Järjestelmän tietoturva on varmistettu teknisin ja organisatorisin toimenpitein, ja palveluntarjoajan henkilöstöä koskee salassapitovelvollisuus.
9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Rekisterinpitäjänä apteekin on rekisteröidyn pyytäessä ilmoitettava, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.
9.2 Henkilötietojen oikaiseminen ja poistaminen
Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Havaitun virheellisen tiedon voimme korjata saatuamme oikean tiedon sinulta tai muusta luotettavasta lähteestä. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttäessä.
9.3 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
9.4 Oikeus peruuttaa antamansa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tai muuttaa antamaansa suostumusta milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
9.5 Automaattinen päätöksenteko
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten tai perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen taikka jos päätös on hyväksytty rekisterinpitäjään sovellettavassa lainsäädännössä.
9.6 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada suostumuksensa tai rekisterinpitäjän kanssa olevan sopimuksen perusteella käsitellyt henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.
9.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
9.8 Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa autamme sinua mielellämme. Yhteydenotot pyydämme kirjallisena postitse tai sähköpostilla toimitettuna. Yhteystiedot löydät kohdasta 1. Rekisterinpitäjä.